Kelebihan dan Kekurangan Perangkat Lunak ERP Bawaan Perusahaan
Perangkat Lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) adalah sebuah sistem yang menyatukan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari menggunakan perangkat lunak ERP bawaan perusahaan:
Kelebihan:
- Integrasi yang Lebih Baik
Dibangun secara khusus untuk perusahaan, ERP bawaan memiliki integrasi yang lebih mulus dengan sistem yang sudah ada di perusahaan. Ini mengurangi kebutuhan akan adaptasi tambahan atau penggabungan dengan sistem lain.
- Kustomisasi yang Sesuai
Karena dikembangkan secara internal, ERP bawaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan tanpa harus bergantung pada pihak ketiga atau vendor eksternal.
- Kontrol Lebih Besar
Perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap pengembangan, pemeliharaan, dan integrasi sistem. Ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih tepat waktu dan adaptasi yang cepat terhadap perubahan bisnis.
- Keamanan yang Dikelola Secara Intern
Data sensitif perusahaan lebih mudah dipantau dan dilindungi karena tidak ada keterlibatan pihak ketiga dalam pengelolaan keamanan.
Kekurangan:
- Biaya Pengembangan yang Tinggi
Pengembangan dan pemeliharaan ERP internal dapat memerlukan investasi yang signifikan dalam hal sumber daya manusia, waktu, dan biaya teknologi.
- Keterbatasan Sumber Daya
Perusahaan harus memiliki tim IT yang kompeten dan cukup besar untuk mengelola dan memelihara sistem ini. Hal ini dapat menjadi kendala bagi perusahaan kecil dengan sumber daya terbatas.
- Ketergantungan pada Kemampuan Internal
Perusahaan mungkin terbatas dalam hal inovasi teknologi dan fitur terbaru jika tidak memiliki sumber daya internal yang memadai.
- Keterbatasan dalam Skala
Sistem ERP internal mungkin tidak mudah diperluas atau diubah sesuai dengan pertumbuhan perusahaan, terutama jika tidak ada perencanaan skala yang tepat dari awal.
Kelebihan dan Kekurangan Perangkat Lunak ERP Siap Pakai
Perangkat Lunak ERP yang sudah siap pakai, yang dikembangkan oleh vendor independen, juga memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri:
Kelebihan:
- Implementasi Cepat
Karena sudah jadi/siap pakai, implementasi ERP dapat dilakukan dengan cepat, memungkinkan perusahaan untuk segera memanfaatkan fungsionalitasnya.
- Biaya Awal yang Rendah
Biaya awal untuk menggunakan perangkat lunak ERP sudah jadi sering kali lebih rendah daripada mengembangkan sistem internal.
- Inovasi dan Pembaruan Terus Menerus
Vendor ERP secara teratur mengeluarkan pembaruan dan inovasi fungsionalitas yang bisa diterapkan oleh pelanggan mereka, memastikan perusahaan tetap up-to-date dengan teknologi terbaru.
- Dukungan dan Pelatihan
Vendor menyediakan dukungan teknis dan pelatihan untuk pengguna mereka, membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan sistem.
Kekurangan:
- Ketergantungan pada Vendor
Perusahaan menjadi tergantung pada vendor ERP untuk pemeliharaan, dukungan, dan pembaruan sistem. Ini dapat menyebabkan risiko jika vendor gagal memenuhi kewajiban mereka.
- Kustomisasi Terbatas
Meskipun vendor sering kali menyediakan opsi kustomisasi, itu tidak sebebas dalam hal kustomisasi seperti sistem internal.
- Integrasi yang Sulit
Integrasi dengan sistem internal yang sudah ada mungkin menjadi sulit dan memerlukan upaya tambahan.
- Biaya Jangka Panjang yang Tidak Terduga
Biaya jangka panjang, termasuk biaya lisensi tambahan, pembaruan berkala, dan biaya dukungan, dapat meningkat seiring waktu.
Solusi:
Untuk mengatasi tantangan yang terkait dengan kedua jenis perangkat lunak ERP, ada beberapa solusi yang bisa dipertimbangkan:
- Evaluasi Kebutuhan dengan Teliti
Sebelum memilih antara ERP bawaan (bult-in) dan yang sudah siap pakai, perusahaan harus melakukan evaluasi mendalam terhadap kebutuhan bisnis mereka dan kemampuan internal.
- Rencanakan Skala dan Pertumbuhan
Untuk ERP internal, perencanaan skala dan pertumbuhan harus dipertimbangkan dari awal untuk menghindari keterbatasan di masa depan. Untuk ERP yang sudah siap pakai, perusahaan harus memastikan bahwa vendor memiliki kemampuan untuk menyesuaikan sistem dengan pertumbuhan mereka.
- Manfaatkan Integrasi yang Baik
Untuk ERP internal, perusahaan harus memastikan bahwa integrasi dengan sistem lain di perusahaan dilakukan dengan cermat. Untuk ERP yang sudah siap pakai, pemilihan vendor yang memiliki rekam jejak yang baik dalam integrasi dengan sistem lain penting.
- Kelola Risiko dengan Bijak
Perusahaan harus secara cermat mempertimbangkan risiko dan manfaat dari kedua jenis ERP, dan mengelola risiko dengan bijaksana dengan mengadopsi strategi mitigasi yang tepat.
- Pertimbangkan Hybrid Approach
Beberapa perusahaan mungkin menemukan manfaat dalam mengadopsi pendekatan campuran (hybrid), menggunakan kombinasi antara ERP internal untuk fungsi inti tertentu dan solusi ERP yang sudah siap pakai untuk fungsi lainnya.
Dengan mempertimbangkan dengan cermat kelebihan, kekurangan, dan solusi yang ada, Anda dapat membuat keputusan yang tepat dalam memilih perangkat lunak ERP yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.
